Tijdens je zwangerschapsverlof wil je vooral bezig zijn met gezond eten, de babynaam en de nieuwe kleur van de kinderkamer. Niet met werk. Maar ondanks de roze bubbel waar jij je in bevindt, gaat het leven daarbuiten ook gewoon door. Om die werelden zo goed mogelijk te scheiden, zorg je jij er met een Out of Office voor dat je niet voor werk gestoord wordt.
Die Out of Office reply, ook wel OOO of triple O genoemd, hoeft niet lang te zijn. Sterker nog, hoe korter hoe beter. En je hoeft ‘m niet eens zelf te verzinnen. Want in dit artikel staan er een paar voor je klaar die je zo kan kopiëren en plakken. Succes!
Waarom Out of Office tijdens je zwangerschapsverlof?
Ondanks je mooie plaatjes op Insta, kan niet elke collega weten dat je zwanger thuis zit. En ook niet alle klanten, partners en leveranciers zijn van het grote nieuws op de hoogte. Je kan tijdens je verlof dus best nog wat e-mails ontvangen. En die verzender wil het liefst dezelfde dag nog antwoord. Irritant hè?
Gelukkig is een automatische reply daar een simpele en doeltreffende oplossing voor. Daarmee maak je ze allemaal in één keer duidelijk dat je de komende tijd niet zal reageren. Kijk, dat geeft rust.
Checklist: de 6 belangrijkste Out of Office elementen
1. Bedankt voor de e-mail
Wel zo netjes om te beginnen met de afzender te bedanken voor het bericht.
2. Terug op werk
Wie een e-mail verstuurt wil graag zo snel mogelijk antwoord. Geef dus duidelijk aan wanneer je verwacht weer aan het werk te zijn. Voor de zekerheid zeg je een week nadat je terug bent van zwangerschapsverlof. Zo gun je jezelf wat extra tijd om rustig op te starten en je mailbox te ordenen.
3. Reden afwezigheid
Door de reden van je afwezigheid te vertellen, maak je het contact persoonlijker. In het geval van zwangerschap kan je zelfs bij de meest kritische relaties rekenen op begrip. Maar het hoeft niet. Zwanger zijn is privé en dat hoef je met niemand te delen als je dat niet wilt. Je kan gewoon zeggen dat je afwezig bent.
4. E-mails met spoed
Stel iemand zoekt met spoed contact en kan niet tot na je verlof op een antwoord wachten. Denk aan iets belangrijks zoals een klacht, bestelling of factuur. Maak duidelijk of je tijdens je afwezigheid bijvoorbeeld alleen nog belangrijke e-mails behandelt. Vraag de afzender in dat geval ‘spoed’ in de onderwerpregel te zetten.
5. Alternatief contact
Lees je je e-mails helemaal niet? Dan is het wel zo prettig als de afzender contact kan opnemen met een van je collega’s. Geef daarom per onderwerp een alternatief e-mailadres of telefoonnummer van iemand die tijdens je zwangerschapsverlof wel aan het werk is.
6. Verwachte opvolging
Geeft de gedachte aan een overvolle inbox als je bent op werk je nu al stress? Niet nodig. In plaats van al die e-mails te gaan lezen, kan je ze ook lekker archiveren. Zet daarvoor in je Out of Office dat als iemand opvolging wenst van een bericht, hij of zij jou een follow-up moet sturen na je verlof. Zo begin je op de eerste werkdag na je verlof met een schone lei.
Checklist: 5 cruciale Out of Office-instellingen
Naast de inhoud, is ook de configuratie van je Out of Office belangrijk. Elk e-mailprogramma biedt opties om het versturen van je bericht te personaliseren. Dus of je nu Outlook, Gmail of Yahoo gebruikt, zorg ervoor dat deze belangrijke instellingen kloppen.
1. Start
Laat je Out of Office ingaan op het moment dat je voor het laatst je laptop dichtklapt voor je verlof. Bijvoorbeeld om kwart voor vijf op vrijdagmiddag. Vraag een collega nog even om een mail te sturen om te testen of alles werkt zoals je wilt.
2. Einde
Vergeet zeker niet in te stellen wanneer je Out of Office eindigt. Je zult niet de eerste zijn die in oktober een autoreply stuurt dat je tot september niet aanwezig bent. Als je op een maandag weer aan het werk gaat, laat je ‘m doorlopen tot maandagochtend. Dan begrijpt iemand die je in dat weekend nog een mailtje heeft gestuurd ook dat het even kan duren voordat je antwoord.
3. Frequentie
Hoe vaak wil je de OOO naar één en dezelfde afzender sturen? Maximaal één per dag? Of überhaupt maar één keer? Als je hier geen limiet op zet, ontvangt de afzender voor elk bericht een OOO. Dat wordt chaos als de afzender ook een Out of Office aan heeft staan, want dan blijven jullie elkaar automatisch berichten sturen.
4. Ontvanger
Je kan zelf bepalen naar wie je de Out of Office stuurt. Kies bijvoorbeeld alleen voor mensen die in je contactenlijst staan. Of alleen mensen van binnen je organisatie. Het gaat vreemden natuurlijk niets aan dat je met zwangerschapsverlof bent.
5. Onderwerp
De ontvanger ontvangt je reply een paar seconden nadat hij of zij de mail verstuurde. Door een goede onderwerpregel toe te voegen, maak je in een oogopslag duidelijk dat je bericht geen inhoudelijke reactie is.
3 Nederlandse Out of Office voorbeelden
Hieronder vind je drie professionele voorbeelden van een Out of Office voor tijdens je zwangerschapsverlof. Van zakelijk tot persoonlijk en zelfs een beetje grappig.
1. Zakelijk *** Leuk *
Onderwerpregel: Afwezig: zwangerschapsverlof tot [8 februari 2025]
Beste [naam afzender],
Bedankt voor je e-mail. Ik ben op het moment met zwangerschapsverlof en zal pas weer beschikbaar zijn vanaf [8 februari 2025]. Tijdens deze periode lees ik mijn e-mails niet. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega [Mark] op [[email protected]] of [06-11223344].
Met vriendelijke groet,
[je naam]
2. Zakelijk ** Leuk **
Onderwerpregel: Baby op komst, terug in [februari 2025]
Beste [naam afzender],
Je e-mail is vast belangrijk, maar ik ben op het moment met iets heel anders bezig. Er is namelijk een kleintje op komst! Verwacht van mij voorlopig dus geen reactie.
Kan je vraag niet wachten tot [februari], neem dan contact op met mijn collega [Mark] op [[email protected]] of [06-11223344]. Hij is op de hoogte van alle lopende projecten.
Met vriendelijke groet,
[je naam]
3. Zakelijk * Leuk ***
Onderwerpregel: Augurkentijd tot [8 februari 2025]
Beste [naam afzender],
Snelle reactie, hè? Dat is de schuld van mijn zwangerschapsverlof. De kans is namelijk groot dat ik op dit moment een pot augurken naar binnen werk, borstvoeding geef of een akelig vieze luier verschoon. Geloof het of niet, ik geniet er ook nog van!
Je begrijpt dat m’n mail checken er voorlopig dus niet in zit. Wel iets om rekening mee te houden als je dringend een reactie verwacht. Voor spoedjes neem je contact op met mijn collega [Mark] op [[email protected]] of [06-11223344]. Hij is niet zwanger en weet echt álles.
Heb je minder haast? Mail me dan ergens eind [februari] nog een keer. Dan heb ik alle tijd voor je.
Hasta la vista, baby
[je naam]
2 Engelse Out of Office voorbeelden
Werk je internationaal? Dan is het handig om ook een Engelse tekst in je Out of Office te plaatsen. Kopieer een van deze Engelse versies, plak hem onder de Nederlandse en pas de tekst aan naar je persoonlijke situatie.
1. Zakelijk *** Leuk *
Onderwerpregel: Out of Office: maternity leave until [Feb 8, 2025]
Thank you for your email.
I’m on maternity leave until [February 8, 2025]. I will not be checking my email regularly. If your matter needs urgent attention, please resend your email with URGENT in the subject line. Alternatively, contact my colleague [Mark] on [[email protected]] or [+31-611223344].
Best regards,
[je naam]
2. Zakelijk * Leuk ***
Onderwerpregel: Gone to have a baby. Back around [Feb 8, 2025]
Hello!
Thanks for your email. Chances are I’m consuming a complete jar of pickles, breastfeeding or changing a diaper right now. Either way, replying to your email is not really an option. Sorry.
If the matter is time sensitive, please contact my colleague [Mark] on [[email protected]] or [+31-611223344]. He’s expecting your mail, not a baby.
If you don’t mind waiting until [February], please send me a follow up around that time. I’ll try my best to get some sleep before then.
Wish me strength,
[je naam]
FAQ
Hoe schrijf je een Out Of Office voor zwangerschapsverlof?
Schrijf een kort bericht dat je met verlof bent, wanneer je terug bent en met wie de afzender contact kan opnemen bij spoed.
Waarom een Out Of Office voor zwangerschapsverlof?
Tijdens zwangerschaps- en geboorteverlof wil je je kunnen focussen op je kleintje. Dankzij je Out Of Office verwacht niemand een antwoord tot je terug bent.
Deze artikelen vind je misschien ook interessant:
Zwangerschapsverlof je rechten bij een 0 uren contract
