Naam: Olesia Belko
Functie: Recruiter
LinkedInprofiel
Als je collega voor de zoveelste keer een chaos van de weekcijfers maakt, is het tijd voor een constructief gesprek. Maar hoe goed jij je feedback ook bedoelt, zonder de juiste finesse is de kans groot dat het bij de ontvanger in het verkeerde keelgat schiet. Niemand houdt namelijk van kritiek. Het botst met ons zelfbeeld, met onze trots.
Feedback geven is balanceren tussen de waarheid vertellen en zacht zijn. Te veel naar de ene kant en je boodschap komt niet over. Te veel naar de andere kant en het klinkt als een belediging. Niet gek dus dat het doodeng is om iemand op z’n fouten te wijzen. In dit artikel ontdek je de kunst van het feedback geven. Dus de volgende keer dat een collega het bloed onder je nagels vandaan haalt… weet je precies hoe je dat tactvol duidelijk maakt.
Wat is feedback geven?
Feedback is aan iemand terugkoppelen hoe zijn of haar gedrag persoonlijk op jou overkomt. Dat kan om prestaties gaan, maar bijvoorbeeld ook om de manier van communiceren of het niet schoon achterlaten van de kantine. Feedback geven is bedoeld om te informeren, te steunen en de ander te helpen verbeteren.
Goede feedback is specifiek en slaat niet op de persoon, maar op de situatie. Als je het niet eens bent met hoe dingen gaan, kan dat je boos maken. Maar breng kritiek altijd opbouwend. Je wilt dat iemand je zorgen serieus neemt, in plaats van direct in de verdediging te schieten. Daarmee help je iemand zo goed mogelijk feedback ontvangen.
Slechte feedback geven
Slechte feedback kan behoorlijk destructief zijn, vooral voor je relatie met wie je probeert te helpen. Daarnaast is iemand die zich aangevallen voelt ook zelden bereid om het genoemde gedrag aan te passen. Die denkt alleen maar: “Waar bemoei je je mee?” Hieronder zie je 5 voorbeelden van inefficiënte feedback.
“Je presentatie van vanochtend vond ik niet goed.”
Dit is te vaag. Als het niet duidelijk is wat iemand precies fout doet, is het ook niet duidelijk wat er beter kan.
“Hoe jij presenteert is gewoon slecht.”
Deze feedback is een aanval op de persoon, in plaats van op het gedrag. Het lijkt zo alsof iemand een type is dat niet beter kan.
“Je presenteert altijd zo chaotisch.”
Overdrijven is slecht voor je geloofwaardigheid. Zonder duidelijk voorbeeld begrijpt de ander niet goed waar je kritiek op hebt.
“Waarom heb je die presentatie verprutst?”
Feedback geven is niet het moment om emotioneel te zijn. Houd je frustratie voor je, want daarmee beland je in een zinloze discussie.
“Stop maar, deze presentatie ziet er niet uit.”
Je kraakt een collega niet af waar anderen bij zijn. Bewaar je feedback voor na de teammeeting, zodat iemand zich niet publiekelijk voor paal voelt staan.
“Je kunt die presentatie beter zo indelen.”
Door direct met je oplossing te komen, geef je iemand niet de kans om zelf de fout in te zien. Bovendien kom je betweterig over.
5 tips: tactvol feedback geven
Nu je hebt gezien hoe het vooral níet moet, is het tijd voor wat aanwijzingen om wél goede feedback te geven. We hebben de vijf belangrijkste tips voor je uitgelicht. Als je met dit advies blijft oefenen gaan je communicatieve vaardigheden met sprongen vooruit. Voor je het weet sta je bij collega’s bekend als feedback-goeroe.
1. Wees opbouwend
Het doel van je feedback is iemand helpen, niet afkraken. Soms is het goed om eerst een compliment te geven voor een luchtige sfeer in het gesprek. Maak er geen drama van en breng je verhaal positief. We doen tenslotte allemaal wel eens iets verkeerd. Ook fijn als je vervolgens aanbiedt om samen een oplossing te vinden.
2. Wees specifiek
Wees zo concreet mogelijk als je feedback geeft. Maak er geen algemeen probleem van, maar beperk je tot een specifieke situatie. Benoem een recent voorbeeld en de consequenties die dat veroorzaakte. Wat waren precies de gevolgen voor het team en de klant toen je collega z’n werk te laat inleverde? En waarom stoorde je je daaraan?
3. Betrek het op jezelf
Koppel het ongewenste gedrag van de ander aan de emotie die het bij jou oproept. Leg uit welk gevoel je ervan krijgt. Door feedback te geven vanuit je ‘ik’, voelt je kritiek meer als een persoonlijke ervaring en minder als een aanval. Daardoor is degene tegenover je sneller bereid om het volgende keer anders aan te pakken.
4. Check de reactie
Maak je punt kort en duidelijk, blijf niet eindeloos doorpraten. Het is belangrijk om de ander tijd te geven om je feedback te verwerken. Kritiek komt bij iedereen anders binnen, dus kijk en luister aandachtig naar de reactie. Biedt iemand de ruimte om het gedrag te verklaren. Misschien spelen er persoonlijke omstandigheden waar je begrip voor hebt.
5. Kies het juiste moment
Goede timing is een voorwaarde voor goede feedback. In principe wil je zo snel mogelijk praten nadat je het gedrag hebt gezien, omdat het bij jullie allebei dan vers in het geheugen zit. Wacht wel even totdat er geen anderen in de buurt zijn.
5 voorbeelden van feedback geven
Er zijn eindeloos veel situaties te bedenken waar je wat van vindt, maar je hoeft zeker niet elke irritatie te benoemen. Dat komt de sfeer meestal niet ten goede. Bewaar je feedback voor ongewenst gedrag waar je echt last van hebt. Bijvoorbeeld omdat je prestaties eronder lijden. Of omdat je met tegenzin naar je werk gaat.
Ondanks dat elke situatie uniek is, kun je de herkenbare voorbeelden hieronder gebruiken als basis voor je eigen verhaal. Ze volgen allemaal de 4G-methode: Gedrag - Gevoel - Gevolg - Gewenst. Door die beproefde volgorde aan te houden, ben je zeker van een solide structuur in je gesprek.
1. Communicatie
- Gedrag: “Het valt me op dat je vaak negatieve opmerkingen maakt over hoe ik eruit zie.”
- Gevoel: “Dat geeft me een minderwaardig gevoel, alsof ik hier niet thuis hoor.”
- Gevolg: “Ik merk dat ik me daardoor terugtrek en groepsactiviteiten vermijd.”
- Gewenst: “Herken je dat gedrag en ben je bereid om daar in je opmerkingen rekening mee te houden?”
2. Samenwerken
- Gedrag: “Ik waardeer je enthousiasme tijdens meetings, maar soms druk je beslissingen door zonder overleg.”
- Gevoel: “Dat geeft me het gevoel dat mijn mening niet belangrijk is.”
- Gevolg: “Ik merk dat ik daardoor minder proactief deelneem aan vergaderingen.”
- Gewenst: “Herken je dat gedrag en ben je bereid om meer open te staan voor andere meningen?”
3. Tijdmanagement
- Gedrag: “Ik vind dat je geweldig werk aflevert, maar het valt me op dat je je deadline vaak niet haalt.”
- Gevoel: “Dat geeft me het gevoel dat je onze afspraken niet zo serieus neemt.”
- Gevolg: “Het gevolg is dat we de klant teleurstellen.”
- Gewenst: “Herken je dat gedrag en ben je bereid om beter op de deadline te letten?”
4. Kwaliteit
- Gedrag: “Je presentatie was erg creatief, maar er stonden spelfouten in en de foto’s zijn niet echt scherp.”
- Gevoel: “Dat geeft me het gevoel dat je onze kwaliteitsstandaard niet belangrijk vindt.”
- Gevolg: “Ik merk dat ik daardoor twijfel om de kwartaalpresentatie door jou te laten maken.”
- Gewenst: “Herken je dat gedrag en ben je bereid om beter te letten op de kwaliteit van je presentaties?”
5. Werkhouding
- Gedrag: “Het viel me op dat je tijdens de laatste twee brainstormsessies erg stil was.”
- Gevoel: “Persoonlijk mis ik je scherpe input van creatieve ideeën enorm.”
- Gevolg: “De sessies leveren nu minder resultaat op, wat de klant uiteindelijk ook zal merken.”
- Gewenst: “Herken je dat gedrag en ben je bereid om weer wat actiever deel te nemen?”
Voordelen van feedback geven
De kwaliteit van samenwerken is erg afhankelijk van de sfeer op de werkvloer. Die is optimaal als er weinig spanning is. Af en toe de lucht klaren doet wonderen, dus spreek je uit als je iets dwars zit. Dat geldt net zo goed andersom: zelf feedback vragen aan collega’s draagt ook bij aan het onderlinge vertrouwen.
Feedback is zelfs onmisbaar voor persoonlijke en professionele groei. Door iemand respectvol te wijzen op ongewenst gedrag, kan diegene zichzelf verbeteren. Zo helpt je elkaar de beste versie van jezelf te worden. Dat stimuleert betrokkenheid, prettige communicatie en effectieve samenwerking. Jij blij, collega blij, hele team blij.
