Echt iedereen vindt effectief vergaderen prettig, want niemand zit te wachten op een doelloze vergadering vol verspilde tijd en verloren productiviteit. Maar wat betekent effectief vergaderen nou precies en hoe werkt dat? In dit artikel ontdek je hoe je slim vergadert, met behulp van een duidelijke checklist, praktische tips en inzicht in het beste resultaat.
Effectief vergaderen in het kort
- Vergaderen met een doel
- Geen tijd verspillen
- Focus op besluiten en actiepunten
Wat is effectief vergaderen?
Effectief vergaderen betekent dat je vergadering een helder doel heeft, goed is voorbereid, en binnen de geplande tijd resultaten oplevert. Alle deelnemers weten wat er van hen wordt verwacht en hebben zich voorbereid. Bovendien is er ruimte voor input en worden actiepunten vastgelegd. Zo’n vergadering biedt meerwaarde, in plaats van dat het voor je gevoel alleen maar tijd kost.
8 tips voor een effectieve vergadering
Er wordt nogal wat vergaderd binnen bedrijven, op allerlei manieren en over de gekste onderwerpen ook. Van de ervaringen van anderen kun je gelukkig veel leren. Dit zijn 7 tips om effectief te vergaderen.
- Houd het kort
- Gebruik een timer
- Volg de agenda
- Visualiseer informatie
- Betrek de deelnemers
- Plan een pauze
- Vraag om feedback
- Notuleer en volg op
Houd het kort
Lang vergaderen werkt meestal niet. Mensen verliezen hun aandacht, raken verveeld en gaan andere dingen doen. Kort en bondig vergaderen werkt beter. Een meeting van 30 tot 60 minuten is meestal genoeg.
Gebruik een timer
Een timer helpt je om agendapunten binnen de geplande tijd te bespreken. Of je een zandloper, eierwekker of de timer op je smartphone gebruikt, maakt voor het resultaat niet uit. Het belangrijkst is dat je je aan de tijd houdt. Heb je meer tijd nodig voor een onderwerp? Plan daarvoor een aparte meeting, eventueel in een kleinere groep.
Volg de agenda
De agenda geeft iedereen houvast. Hierop staan de onderwerpen die je gaat bespreken en iedereen krijgt de kans om daarop te reageren.
Visualiseer informatie
Het is prettig om informatie te zien. Een flip-over of presentatie kan helpen om je boodschap te verduidelijken en de aandacht van de andere deelnemers erbij te houden.
Betrek de deelnemers
Een interactieve vergadering werkt. Dat betekent dat je niet alleen zendt, maar deelnemers betrekt door vragen te stellen en samen oefeningen doet.
Plan een pauze
Heb je een wat langere vergadering gepland? Tijdens een pauze kan iedereen even de vergaderruimte uit om de benen te strekken of een kop koffie te pakken. Na wat ontspanning kunnen mensen zich weer goed focussen.
Vraag om feedback
Wil je nog betere en leukere vergaderingen? Vraag om feedback! Zo leer je van de deelnemers wat ze ervan vonden en hoe je de volgende vergadering nog effectiever maakt.
Notuleer en volg op
Stuur alle aanwezigen en degenen die er niet bij konden zijn na de vergadering de notulen per e-mail. Onderdeel van die notulen zijn natuurlijk de besluiten en actiepunten die jullie hebben bepaald.
Effectief vergaderen: Checklist voor de voorbereiding
Als je effectief wilt vergaderen, moet je de vergadering goed voorbereiden. Zo voorkom je een chaotische meeting vol gekakel en zonder resultaten. Met deze checklist weet je zeker dat je niets vergeten bent.
- Duidelijk doel bepaald
- Tijd en locatie bevestigd (of link voor online vergadering)
- Deelnemers uitgenodigd
- Gespreksleider en notulist aangewezen
- Agenda opgesteld en gedeeld
- Relevante informatie gedeeld (rapporten, vragenlijsten etc)
- Materiaal en apparatuur gecontroleerd
Een goede voorzitter helpt om effectief te vergaderen
Een gespreksleider of voorzitter helpt om een vergadering effectief te maken. Dankzij zijn of haar organisatorische vaardigheden en communicatieve vaardigheden blijven de deelnemers bij het onderwerp. Verder houdt de gespreksleider de tijd bij en herinnert hij of zij de notulist om actiepunten vast te leggen.
Ook online effectief vergaderen
Tegenwoordig is online vergaderen heel gebruikelijk, maar vergaderen via internet brengt wel specifieke uitdagingen met zich mee. De techniek kan je bijvoorbeeld in de steek laten en ook het gebrek aan non-verbale communicatie is soms een behoorlijke hindernis. Met deze tips maak je online vergaderen effectief:
- Test de techniek
- Gebruik een agenda
- Vraag iedereen om de camera aan te zetten
- Houd het korter dan een fysieke vergadering
- Gebruik tools voor interactie
Test de techniek
Effectief online vergaderen begint met een stabiele internetverbinding. In Nederland hebben we op de meeste plekken gelukkig breedband internet. Controleer ook tools als Zoom of Microsoft Teams van tevoren.
Gebruik een agenda
Een agenda helpt je om structuur aan te brengen in de meeting. Deel de agenda vooraf zodat mensen zich kunnen voorbereiden. Wat dat betreft is een online vergadering precies hetzelfde als met z’n allen in de vergaderruimte zitten.
Vraag iedereen om de camera aan te zetten
Gelukkig zijn de meeste mensen betrokken en zetten ze hun camera aan. Zul je net zien dat je tijdens jouw vergadering een deelnemer hebt die dat niet doet. Verzoek hem of haar om dit wel te doen. Het bevordert de betrokkenheid bij de vergadering. Eigenlijk is er maar een reden om je camera uit te zetten: als je internetverbinding hapert kan het soms helpen om alleen audio te gebruiken. Nee, dus niet omdat je een bad hair day hebt of omdat je tijdens de vergadering de was wilt opvouwen.
Houd het korter dan een fysieke vergadering
Online is het lastiger om geconcentreerd te blijven. Houd de vergadering daarom kort en kernachtig, anders gaan mensen ondertussen andere dingen doen. Dan wordt het al snel zo’n vergadering die voor je gevoel alleen maar tijd kost.
Gebruik tools voor interactie
Een andere manier om actieve deelname te stimuleren is door tools in te zetten. Een poll, Q&A of chat kunnen helpen om de deelnemers geconcentreerd te houden.
Help! Mijn vergadering is ontspoord!
Effectief vergaderen gaat niet altijd vanzelf en een beetje oefenen kan echt geen kwaad. Maar wat moet je doen als je vergadering ontspoord is? Terwijl iedereen door elkaar heen kakelt of verzandt in oeverloze discussies, sta jij waarschijnlijk met je handen in het haar... Geen nood. Met behulp van je communicatieve vaardigheden en deze tips zet je iedereen snel weer op scherp.
- Herhaal het doel: Breng iedereen terug naar de kernvraag of het hoofddoel
- Pauzeer indien nodig: Soms helpt een korte pauze om de focus te herstellen
- Vraag de voorzitter om hulp: Laat hem of haar de leiding nemen en terugkeren naar de agenda
- Vat het onderwerp samen: Hiermee schep je helderheid en help je iedereen zich weer te concentreren op het onderwerp dat jullie bespreken
Blijf gefocust op het doel
Effectief vergaderen is een middel om je doel te bereiken. Dat vraagt om focus, goede voorbereiding en een gestructureerde aanpak. Het maakt niet zoveel uit of het een fysieke of online vergadering is, in elke setting kun je effectief vergaderen. Gebruik de tips en zie je meeting als een kans om echt iets voor elkaar te krijgen!
FAQ
Wat is effectief vergaderen?
Effectief vergaderen betekent dat je meeting een duidelijk doel heeft, goed is voorbereid en binnen de afgesproken tijd concrete resultaten oplevert. Zo voelt de vergadering waardevol voor alle deelnemers.
Deze artikelen vind je misschien ook interessant:
Academische vaardigheden 10 voorbeeldenCommerciele vaardigheden
Didactische vaardigheden betekenis en voorbeelden
Wat is metacognitie en wat zijn metacognitieve vaardigheden
