Staat die afspraak met je manager al wekenlang rood omcirkeld in je agenda? Ontstaan er spontaan zweetdruppels op je voorhoofd als je denkt aan wat er allemaal gevraagd kan worden tijdens je functioneringsgesprek? Je bent zeker niet de enige.
Gelukkig hoef je je met een goede voorbereiding nergens zorgen om te maken. Het enige wat je nodig hebt om jezelf klaar te maken, zijn de tips en tricks uit dit artikel. Daarmee vlieg je net zo moeiteloos door je functioneringsgesprek als door een aflevering van je favoriete serie.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een open, eerlijk gesprek waarbij jij en je leidinggevende elkaar feedback geven. Zo kan je het bijvoorbeeld hebben over je prestaties, jullie samenwerking en je persoonlijke ontwikkeling. Het gesprek is tweerichtingsverkeer, waarbij je afwisselend luistert en je ervaring deelt. Het doel is dat zowel jij als je werkgever hier verbeterpunten aan overhouden. Zo werken jullie samen aan een gezonde en toekomstbestendige werkrelatie.
|
Een functioneringsgesprek heeft een veel opener karakter dan een beoordelingsgesprek. |
Waarom is een functioneringsgesprek nuttig?
Het functioneringsgesprek is een ideaal moment om samen met je manager terug te blikken op de afgelopen periode. Heb je voortgang geboekt in specifieke vaardigheden? Kreeg je hulp bij projecten? Werd je betrokken bij beslissingen van je leidinggevende? En de belangrijkste vraag: heb je je persoonlijke doelen behaald?
Het delen van jullie ervaringen helpt om meer begrip voor elkaar te krijgen. Je manager leert waar jij hulp bij kunt gebruiken en tegelijkertijd leer jij hoe je je manager kunt ondersteunen. Deze kennis is de basis voor een prettige, professionele en effectieve samenwerking. Als sommige dingen eerst niet zo soepel liepen, weten jullie nu waarom. En daar kunnen jullie de komende tijd dus rekening mee houden.
Het geheim van een goed functioneringsgesprek
Bij de meeste bedrijven kan je zo’n twee keer per jaar een functioneringsgesprek verwachten. Ze zijn niet verplicht, maar je doet er jezelf echt een plezier mee. Als je redelijk nieuw bent in de professionele wereld, is het volkomen logisch dat je zo’n meeting spannend vindt. Gelukkig heb je grotendeels zelf in de hand hoe het gesprek verloopt. Het geheim? Een goede voorbereiding.
5 tips om een functioneringsgesprek voor te bereiden
Je functioneringsgesprek is een uitgelezen kans om duidelijk te maken wat goed gaat, wat beter kan en wat je daarvoor nodig hebt. Een goede voorbereiding is daarom de moeite waard. Zo weet je zeker dat je niet pas achteraf bedenkt wat je eigenlijk had willen zeggen. Met deze vijf tips haal je sowieso het maximale uit het gesprek.
-
Begin op tijd met voorbereiden
Door tijdens je werk regelmatig op te schrijven wat je opvalt, heb je een supergoede basis van interessante onderwerpen om te bespreken. Doe dus standaard een notitieboekje in je tas, dan vergeet je nooit meer wat je hebt meegemaakt. Een paar dagen voor het functioneringsgesprek werk je de belangrijkste agendapunten uit die je wilt bespreken.
-
Reflecteer op je prestaties
Bedenk wat je gepresteerd hebt. Welke resultaten heb je behaald? Hoe heb je bijgedragen aan het succes van het team? Welke uitdagingen kwamen er op je pad en wat heb je gedaan om ze te overwinnen? Is er iets dat je tegenwerkt?
Met recente voorbeelden worden je ervaringen sneller duidelijk voor je leidinggevende. Wil je echt indruk maken, deel dan ook hoe collega’s over jou en je werk denken. Daarvoor kan je ze voorafgaand aan het gesprek om feedback vragen.
-
Benoem knelpunten
Om optimaal te presteren, moeten er zo min mogelijk obstakels zijn. Benoem daarom de problemen die je ervaart. Dat kan de omslachtige communicatie tussen afdelingen zijn, het inefficiënte proces om toegang tot belangrijke informatie te krijgen, of het dominante gedrag van je leidinggevende. Door deze knelpunten aan te kaarten vergroot je de kans op verbetering en toon je gelijk hoe betrokken je bent bij de organisatie.
-
Wees eerlijk over je wensen
Het is volkomen natuurlijk dat je je leidinggevende tevreden wil stellen, zeker als starter. Pas alleen op dat je jezelf niet tekort doet. Om te groeien moet je je vaardigheden continu blijven ontwikkelen. Bovendien is het belangrijk dat je uitgedaagd wordt om je baan interessant te houden. Dus vind je dat je klaar bent voor meer verantwoordelijkheid? Wil je bijscholen met een cursus of training? Komt er een functie vrij die je te gek vindt? Wees niet te bescheiden en laat zien hoe ambitieus je bent!
-
Timmer het gesprek niet dicht
Goed dat je een paar punten benoemt die voor jou belangrijk zijn, maar gebruik het gesprek ook om vragen te stellen. Wat zijn dit jaar de doelen van je afdeling? En van de hele organisatie? Welke rol ziet je leidinggevende daarin voor jou? Hopelijk komen jullie samen tot een richting die aansluit op je gedroomde carrière. Zo’n langetermijnvisie geeft houvast en kan je elke keer terug laten komen in functioneringsgesprekken.
Voorbeeld van een functioneringsgesprek
Om niet totaal overvallen te worden, zie je hier de gangbare structuur van een functioneringsgesprek. Negen van de tien keer verloopt het gesprek op deze manier. De lengte van het gesprek hangt af van hoe complex je functie is en hoeveel feedback jij en je manager hebben. Verwacht dat je ergens tussen een half uur en een uur bezig bent. Daarbij geldt dat hoe tevredener jullie over elkaar zijn, hoe sneller jullie klaar zijn.
-
Welkom
Jullie pakken een kop koffie en je leidinggevende legt kort uit wat het doel is. Het gesprek start lekker ontspannen.
-
Terugblikken
Als dit niet het eerste gesprek is, volgt een terugblik op de periode sinds het vorige gesprek. Welke doelen had je ook alweer gesteld? Heb je die allemaal behaald? Ook bespreken jullie beloftes die je leidinggevende heeft gedaan, zoals meer ondersteuning, betere software of eindelijk dat teamuitje.
-
Hoe gaat het met je?
Vertel over je successen en je knelpunten. Welke trajecten lopen soepel en welke voelen juist als drijfzand? Door voorbeelden en feedback van collega’s te gebruiken, kan je je ervaring echt laten doordringen bij je leidinggevende.
-
Hoe vind je leidinggevende dat het gaat?
Nu krijg je te horen wat je manager is opgevallen. Onthoud dat dit slechts een observatie is, geen oordeel. Het kan zijn dat jullie allebei heel anders denken over hoe je presteert. Door het op deze manier te bespreken ontstaat meer begrip voor elkaar. Dat maakt het gesprek voor jullie beiden waardevol.
-
Afspraken maken
Nu is voor jullie beiden duidelijk wat er goed gaat en wat beter kan. Tijd dus om nieuwe doelen te stellen en die vast te leggen. Zowel jij als je leidinggevende maken afspraken met elkaar, zodat jij zo goed mogelijk werk kan afleveren. Zorg er wel voor dat de verwachtingen realistisch en meetbaar zijn, want bij het volgende gesprek bespreken jullie wat ervan terecht is gekomen.
-
Bedankt en doei
Je bedankt elkaar voor de genomen tijd en aandacht. Maak eventueel alvast de afspraak voor het volgende gesprek over een (half) jaar en sluit positief af met een glimlach.
Verslag van functioneringsgesprek
Kort na het gesprek kan je van je leidinggevende een kort verslag in je mailbox verwachten. Het is een samenvatting van de onderwerpen die jullie hebben besproken, jullie feedback op elkaar en de gemaakte afspraken. Lees het goed door en geef meteen aan als er iets niet klopt. Als er ooit onduidelijkheid is tussen jou en je manager, pak je gewoon het verslag erbij.
FAQ
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een open gesprek met je leidinggevende, waarbij jullie elkaar feedback geven.
Wanneer heb je een functioneringsgesprek?
Bij de meeste organisaties heb je een of twee keer per jaar een functioneringsgesprek. Je hoeft er zelf niet over te beginnen: je krijgt vanzelf een uitnodiging van hr.
Is een functioneringsgesprek verplicht?
Nee, je hoeft een uitnodiging voor een functioneringsgesprek niet te accepteren. Toch is het verstandig om wel te gaan, omdat je eerlijk feedback kunt geven over je baan.
Wat bespreek je tijdens een functioneringsgesprek?
Samen met je leidinggevende bespreek je je prestaties, jullie samenwerking en je doelen.
Hoe bereid je een functioneringsgesprek voor?
Bedenk wat je wilt zeggen over je prestaties, knelpunten en doelen. Vraag collega’s van tevoren om feedback om je voorbeelden kracht bij te zetten.
Hoelang duurt een functioneringsgesprek?
Reken op minimaal een half uur en maximaal een uur. Hoe meer feedback jij en je leidinggevende op elkaar hebben, hoe langer het gesprek duurt.
Deze artikelen vind je misschien ook interessant:
Functioneringsgesprek vs beoordelingsgesprek4 tips voor een geweldige presentatie
Feedback vragen zo doe je dat
Feedback geven zo pak je dat tactvol aan
